Zarządzanie czasem to jedna z najistotniejszych umiejętności, którą powinien posiadać przedsiębiorca. Każdy z nas ma do dyspozycji jedynie 24 godziny w ciągu dnia, ale nie wszyscy potrafią w tym czasie wykonać tyle samo produktywnych czynności. Dlaczego tak jest?

Bo większość z nas nie potrafi zarządzać skutecznie swoim czasem. Dajemy się rozpraszać, wykonujemy wiele czynności na raz, odkładamy zadania na później. Przy tym wiecznie nie mamy czasu, śpieszymy się i mamy poczucie zaniedbywania tego co najważniejsze (praca, rodzina, pasja).

Książka “48-godzinna doba. Jak podwoić swoją produktywność?”, została napisana po to, aby pomóc nam w organizowaniu własnego czasu. Autor – będący przedsiębiorcą i popularnym youtuberem biznesowym – opisuje w niej zasady zarządzania czasem, sposoby korzystania ze sprzętów (takich jak telefon czy komputer) będących złodziejami czasu, czy umiejętności przydatne w oszczędzaniu czasu.

Ja z tej książki wyciągnąłem kilka ciekawych faktów, a mianowicie:

  • Utrata czasu na podejmowanie decyzji – planujemy, planujemy, planujemy, a tym samym tracimy czas, czas, czas. Im więcej planujemy, tym więcej tracimy czasu, a często wręcz porzucamy dany pomysł (tracimy wenę, zapał), lub trwamy w tzw. paraliżu decyzyjnym. A tym czasem nic tak nie zweryfikuje naszego pomysłu jak działania, więc zamiast łudzić się że jesteśmy wstanie kontrolować wszystko (badania pokazują, że od 50 do nawet 70% naszych decyzji jest błędnych), lepiej sprawdzić nasz pomysł w praktyce i to po prostu zweryfikować, oszczędzając czas na wieczne planowanie.
  • Zlecanie – nie stać na robienie wszystkiego samodzielnie. Każdy z nas łatwo może obliczyć ile „kosztuje” jego godzina pracy. Jeżeli kosztuje ona np. 300 zł, to trzeba wszystkie czynności które wykonujemy w firmie przeanalizować pod kątem opłacalności ich zlecenia. Zarządzania swoją firmą nie zlecisz (tylko Ty to możesz robić), ale np. sprzątanie, jazdę samochodem czy pisanie maili już tak. Każdą z tych czynności możesz zlecić za 20-30 zł za godzinę, więc nie opłaca ci się „płacić” swoim czasem za ich wykonywanie.
  • Tym bardziej, że – jak mówi prawo alternatywy wyłączającej – za każdym razem gdy robisz w firmie coś nieważnego, to nie robisz czegoś ważnego, co mogłoby ci realnie zwiększyć przychód lub rozwinąć firmę.
  • Prawdziwy koszt rzeczy – jak kupujesz konsolę do gry, łatwo wyliczyć jej koszt (podany jest na etykiecie). A czy znasz koszt czasu, który poświęcisz na granie? Ile godzin cię to będzie kosztowało, a tym samym jaki będzie prawdziwy koszt tego zakupu? Jeżeli spędzisz na niej 100 godzin w przeciągu, roku a Twoja godzina kosztuje 300 zł (to daje 30 tys. zł!). Oczywiście mówimy tutaj o rozrywce, na którą u każdego z nas powinno być miejsce, ale warto w ten sposób czasem przeanalizować swoje zakupy, aby uświadomić sobie, iż rzeczy mają nie tylko cenę, którą płacimy przy zakupie.
  • Procedury – wiele czasu w naszej firmie może nam oszczędzić wprowadzenie procedur. Brzmi bardzo biurokratycznie? Być może, ale pod tym pojęciem nie należy rozumieć stosu dokumentów a zwyczajne checklisty. Pracownicy wykonując pewne powtarzalne czynności/procesy, powinni mieć ustalone checklisty, dzięki czemu: A nie muszą się Ciebie pytać co robić, B. nie tracą czasu poprawiając swoje błędy czy zaniedbania. To samo można osiągnąć poprzez Tworzenie listy zadań do wykonania w danym dniu czy tygodniu.
  • Programy do zarządzania czasem – co prawda autor książki ich nie lubi (i uważa że wszystko da się ogarnąć w notatniku i google docs), to moim zdaniem opisane powyżej listy, checlisty i procedury świetnie sprawdzają się w programach do zarządzania pracą grupową. U nas w firmie pracujemy na takim rozwiązaniu (Asana), co znacznie usprawniło komunikację, przyśpieszyło proces podejmowania decyzji i wykonywania zadań. Dzisiaj nie wyobrażam sobie prowadzenia firmy bez tego programu i aż mnie mrozi na myśl, że zarządzałem kiedyś firmą w tak chaotyczny sposób.
  • Social media – ile razy dziennie wchodzisz na telefonie komórkowym na aplikację Facebooka, Instragrama czy Linkedin (albo innego portalu społecznościowego)? Ja swojego czasu robiłem to setki razy (!). Odruchowo, za każdym razem gdy miałem telefon w dłoni, czasem kilka razy w czasie godziny. Dlatego – za radą autora – skasowałem te aplikację ze swojego smartfona (sprawdzam je 1-2 dziennie jak jestem przy laptopie). I wiecie co? To jedna z lepszych decyzji jakie mogłem podjąć, jeżeli chodzi o moje zarządzanie czasem, gdyż „dała” mi ok, 1h ekstra dziennie! A to daje 7 godzin tygodniowo (1 ekstra dzień pracy!) i 364 godzin w roku (a to … około 15 dni!). To niesamowite ile marnujemy czasu na bezsensowym „skrolowaniu” portali społecznościowych i ile w tym czasie moglibyśmy zrobić ciekawych i produktywnych rzeczy na które nigdy nie mamy czasu (wyjść na spacer z dzieckiem, przeczytać kilkadziesiąt mądrych książek, wyspać się, pójść na siłownie itd.).

W książce znalazłem wiele ciekawych wskazówek dotyczących zarządzania czasem. Większość jednak jest nie dla mnie, lub po prostu się z nimi nie zgadzam (patrz tzw. technika Pomodoro?!). Spokojnie połowę tej 400-stronnicowej książki można przekartkować, czytając kilka pierwszych akapitów i orientując się czy ta technika/wskazówka mnie interesuje czy też nie. Ale to nie jest wada tej książki. Każdy biznes jest inny, my też się od siebie różnimy, więc powinniśmy elastycznie podchodzić do zarządzania SWOIM czasem. Ta książka z pewnością w tym pomoże.

Polecam!

Kilka z tych kilkuset technik autor omówił w filmie, który znajdziesz poniżej:

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany.